Administratorem danych osobowych (ADO) w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych jest Adam Zakrzewski Qlapge Creative Studio, z siedzibą pod adresem ul. Dzieci Warszawy 11h/10, 02-495 Warszawa, NIP: 6030007091, adres e-mail: kontakt@contractping.com. W sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z administratorem pod powyższym adresem e-mail. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach ochrony danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, kontakt odbywa się pod adresem e-mail wskazanym powyżej.
W związku z korzystaniem z serwisu https://app.contractping.com („Serwis”) oraz świadczeniem usług (rejestracja, konto, umowy, terminy, przypomnienia e-mail i SMS) administrator przetwarza w szczególności: adres e-mail (logowanie OTP, komunikacja); dane podane w profilu użytkownika (imię, nazwisko lub nazwa, opcjonalnie stanowisko); dane użytkowania (logi, adres IP, identyfikatory sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce); treści wprowadzane do Serwisu przez użytkownika (nazwy umów, kontrahentów, terminy, treści przypomnień, przypisania w zespole). Dane te są niezbędne do świadczenia usługi, obsługi konta oraz wysyłki przypomnień.
Podanie adresu e-mail (oraz ewentualnie innych danych niezbędnych do zawarcia umowy) jest warunkiem świadczenia usługi; niepodanie tych danych uniemożliwia rejestrację i korzystanie z Serwisu. Uzupełnienie danych w profilu (np. imię, nazwisko) jest dobrowolne.
Dane są zbierane od osoby, której dotyczą (rejestracja, profil, treści wprowadzane do Serwisu), a także od innych użytkowników Serwisu (np. gdy administrator organizacji zaprasza użytkownika lub przypisuje go do terminu).
Użytkownik wprowadzając do Serwisu dane innych osób (np. nazwy kontrahentów, adresy e-mail osób w CC) powinien dysponować właściwą podstawą prawną do ich przetwarzania oraz – w zakresie wymaganym przez prawo – poinformować te osoby o przetwarzaniu (zgodnie z art. 14 RODO). Administrator przetwarza takie dane w ramach świadczenia usługi na rzecz użytkownika.
Serwis nie jest przeznaczony dla osób małoletnich (w szczególności poniżej 16 lat). Administrator nie zbiera świadomie danych osobowych małoletnich; w przypadku stwierdzenia takiego przetwarzania dane zostaną usunięte.
Dane osobowe są przetwarzane w celu: świadczenia usługi (rejestracja, konto, umowy, terminy, przypomnienia) – podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); weryfikacji adresu e-mail (OTP) i obsługi konta – wykonanie umowy; wystawiania faktur i realizacji obowiązków prawnych – podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); ewentualnej analityki technicznej lub optymalizacji Serwisu – podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgoda. Marketing (newslettery, promocje) będzie realizowany wyłącznie na podstawie odrębnej zgody. Serwis nie wykorzystuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, o którym mowa w art. 22 RODO.
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów: do czasu usunięcia konta lub rezygnacji z usługi, a następnie – przez okres wynikający z przepisów prawa (np. księgowe, dochodzenie roszczeń). Dane w kopiach zapasowych mogą być przechowywane przez okres technicznie uzasadniony. W przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do momentu jej wycofania; po wycofaniu zgody dane zostaną usunięte w terminie wynikającym z procedur wewnętrznych, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych.
Odbiorcami danych mogą być: dostawca infrastruktury i hostingu (np. Supabase), w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi; dostawca usług e-mail (wysyłka kodów OTP i przypomnień); ewentualnie dostawca usług SMS (wysyłka przypomnień SMS). Administrator wybiera podmioty oferujące odpowiednie zabezpieczenia. W przypadku przekazania danych do państw trzecich (poza EOG) administrator stosuje mechanizmy przewidziane w RODO (np. decyzja Komisji o odpowiednim poziomie ochrony, standardowe klauzule umowne, zatwierdzone kodeksy postępowania lub certyfikaty).
Przysługują Pani/Panu: prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), prawo do sprostowania (art. 16), prawo do usunięcia – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17), prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18), prawo do przenoszenia danych (art. 20), prawo sprzeciwu (art. 21), prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO): uodo.gov.pl. Realizacja praw: kontakt z administratorem pod adresem kontakt@contractping.com.
Serwis korzysta z plików cookies i podobnych mechanizmów w celu zapewnienia działania usługi (np. sesja, uwierzytelnianie) – podstawa: niezbędność do świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub zgoda, w zależności od rodzaju). Cookies analityczne mogą być używane w celu analizy korzystania z Serwisu – na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce (ograniczenie lub blokada); ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie Serwisu. Szczegółowe informacje o używanych cookies są dostępne w ustawieniach Serwisu lub w komunikacie przy pierwszej wizycie.
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych: szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu do systemów, bezpieczne przechowywanie danych, regularne przeglądy i aktualizacje. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych administrator informuje PUODO oraz, w uzasadnionych przypadkach, osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 33 i 34 RODO.
Administrator może aktualizować niniejszą politykę prywatności (m.in. ze względu na zmiany przepisów lub zakresu usług). O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani w sposób przyjęty w Serwisie (np. e-mail, komunikat po zalogowaniu). Data wejścia w życie nowej wersji będzie podana w ogłoszeniu. Kontynuowanie korzystania z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej polityki. W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką stosuje się Regulamin serwisu oraz przepisy prawa polskiego i RODO.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw oraz niniejszej polityki prywatności prosimy o kontakt z administratorem: Adam Zakrzewski Qlapge Creative Studio, adres: ul. Dzieci Warszawy 11h/10, 02-495 Warszawa, e-mail: kontakt@contractping.com. Regulamin serwisu dostępny jest w Serwisie.